Mitarbeiterbefragung: Definition, Ziele und Umsetzung
Sie möchten eine Mitarbeiterbefragung umsetzen und nun fragen Sie sich wie dies möglich ist. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gilt die Mitarbeiterzufriedenheit als einer der Schlüsselfaktoren um Fach- und Führungskräfte in Ihren Unternehmen zu halten und bei Bedarf auch zeitnah neue zu gewinnen.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung im eigenen Unternehmen umsetzen können und liefert Ihnen Anregungen für die Durchführung einer eigenen Mitarbeiterbefragung.
Mitarbeiterbefragung im Rahmen einer Zertifizierung als „Top Arbeitgeber (DIQP)“
Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
Verlaufen die Dinge im Unternehmen oder Team nicht wie geplant, ist guter Rat teuer. Eine günstige Lösung ist die Mitarbeiterbefragung. Dieser Beitrag zeigt, welche Ziele eine Mitarbeiterbefragung verfolgt und welche Fragen nicht fehlen dürfen. Die Mitarbeiterbefragung ist ein betriebswirtschaftliches Instrument, mit dem im Auftrag des Managements, in Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern und mithilfe von Fragebögen sowie strukturierter Interviews, Mitarbeiter anonym und freiwillig befragt werden.
Unternehmen können so Informationen über Bewertungen, Erwartungen und Bedürfnisse von Mitarbeitern in Bezug auf bestimmte Bereiche des Arbeitsumfelds einholen, um konkrete Veränderungsprozesse einzuleiten.
Welche Vorteile bietet die Mitarbeiterbefragung?
Mitarbeiterbefragung und Zertifizierung
Viele Unternehmen nutzen die Standardbefragung des DIQP Deutsches Institut für Qualitätsstandards und -prüfung e.V. und führen die Befragung im Rahmen einer Zertifizierung als „Top Arbeitgeber (DIQP)“ durch. Viele Unternehmen schätzen die externe Durchführung der Mitarbeiterbefragung um eine maximale Neutralität und Unabhängigkeit zu gewährleisten. Die Kosten für die Befragung liegen dann lediglich bei 290 Euro zuzüglich der Zertifizierungskosten als „Top Arbeitgeber (DIQP)“ welche sich nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Beschäftigten richtet.
Muster eine Mitarbeiterbefragung (Standardbefragung)
Hier finden Sie ein Muster für eine Mitarbeiterbefragung.
Checkliste für Mitarbeiterbefragungen
Damit die nächste Mitarbeiterbefragung die zuvor festgelegten Ziele erreicht, gibt es eine Checkliste. So können die wichtigsten Punkte abgehakt werden:
-Alle Beschäftigten des Unternehmen haben die Chance zur Teilnahme an der Befragung
-Da Ziel der Befragung ist es, relevante Informationen zu erhalten
-Die anonyme Mitarbeiterbefragung erfolgt online bzw. schriftlich
-Die Ergebniss der Mitarbeiterbefragung sollten kommunziert werden
-Es werden Aufgaben werden aus den eingehenden Antworten abgeleitet
So eignet sich die Umfrage, um interne Probleme aufzudecken und ermöglicht es Unternehmen, aus der Perspektive ihrer eigenen Mitarbeiter nach Lösungen zu suchen. Eine transparente Kommunikation der Umfrageergebnisse stärkt die Glaubwürigkeit des Arbeitgebers und kann die Loyalität der Beschäftigen erhöhen.
Tipps zur Gestaltung der perfekten Mitarbeiterbefragung
Gerade technische Tools können die Teilnehmer motivieren den Fragebogen vollständig auszufüllen. Weitere Tricks sind:
Nicht nur Fragen stellen: Nicht alle Teilnehmer müssen alle Fragen beantworten. Sinnvoll ist, Spielelemente in den Fragebogen aufzunehmen und mit dem Befragten durch Filter oder spezielle Folgefragen zu kommunizieren und die Antwort des Einzelnen basierend auf dem Gesamtergebnis festzulegen.
Technische Barrieren entfernen: Wie lassen sich alle Mitarbeiter erreichen? Wenn es im Unternehmen Fußwege gibt, an denen viele Mitarbeiter regelmäßig vorbeikommen, sind Standortcomputer sinnvoll – beispielsweise in der Nähe der Cafeteria. Wenn die Mitarbeiter in kleinen Gruppen an verschiedenen Orten verteilt sind, kann auch die Verwendung privater Smartphones in Betracht gezogen werden. Die Mitarbeiter sollten auch wissen, dass die Umfrage innerhalb der Arbeitszeit stattfinden kann und sollte.
Anpassung der Sprache an die Zielgruppe: Neben den entsprechenden Skalen und Fragebögen haben Wortwahl und Wortreihenfolge einen großen Einfluss auf das entsprechende Verhalten. Die Best Practices der Umfragekultur sind eine einfache Sprache mit kurzen Sätzen. Insbesondere Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in mehreren Sprachen und in verschiedenen Kulturen befragen, müssen sich vor Beginn der Befragung grammatikalisch auf die Zielgruppen konzentrieren und den Fragebogen testen.
Die Muttersprache zählt: Fragen in der jeweiligen Sprache des Mitarbeiters sind einfacher zu verstehen und erhöhen die Bereitschaft des Mitarbeiters zur Teilnahme. Wenn Fragen von einem externen Dienstleister übersetzt werden, sollten die Muttersprachler des Unternehmens sie überprüfen, um sie an die jeweilige Sprache des Unternehmens anzupassen und unerwünschte Verwirrung oder Verweise zu vermeiden.
Umfragelänge variieren: Es muss nicht immer eine vollständige Umfrage geben. Eine umfassende Umfrage alle ein bis zwei Jahre ist üblich. Wichtig ist in jedem Fall, dass Aufbau und Inhalt jeder Mitarbeiterumfrage auf das Unternehmen zugeschnitten sind und formal im Einklang mit dem Führungsstil stehen.
Wie ist eine Mitarbeiterbefragung aufgebaut?
Mitarbeiterumfragen können grob in vier Phasen unterteilt werden, die eng miteinander verbunden sind und in einen Zyklus münden:
ANALYSE & PLANUNG
Dazu gehört die Bildung einer Projektgruppe sowie Informationen von Arbeitnehmervertretern und Datenschutz-beauftragten. Im Fokus steht die Erstellung eines Kommunikationskonzepts und eines Zeitplans. Wichtige Faktoren der Planung sind außerdem die Budgetierung, Entwicklung von Fragebögen sowie die IT-Einrichtung.
IMPLEMENTIERUNG & UNTERSTÜTZUNG
Die Unterstützung und Überwachung der Umfrage spielt eine wesentliche Rolle. Die Kontrolle des Teilnehmeranteils sowie mögliche Kommunikationsmaßnahmen zur Unterstützung oder Verlängerung des Umfragezeitraums sind ebenfalls wichtig. Ein weiterer Faktor in dieser Phase ist die kontinuierliche Berichterstattung an das Management.
BEWERTUNG
Dazu gehört die Vorbereitung der empfangenen Daten oder digitale Registrierung von Fragebögen sowie die Klärung der Darstellung der Ergebnisse. Im nächsten Schritt erfolgt die Koordination von Vergleichen und Referenzpunkten sowie die Übermittlung der Ergebnisse an verantwortliche Manager.
FOLLOW-UP
Auf Worte müssen Taten folgen und die wahrgenommenen Ergebnisse ernst genommen werden. Deshalb: Mitarbeiter so transparent wie möglich über allgemeine und relevante Einzelergebnisse informieren sowie spezifische Veränderungsprozesse konfigurieren und umsetzen. Dazu gehört auch das Überwachen der Maßnahmen und Ziele aus der Mitarbeiterumfrage.
Fragen und Antworten zur Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung
Werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und verwendet, muss dies nach dem Datenschutzgesetz zulässig sein. Anonymität, Entscheidungsfreiheit und Transparenz sind hier die Schlüsselwörter.
Anonyme Mitarbeiterbefragungen
Anonymität bedeutet, dass es aufgrund des verwendeten Verfahrens absolut unmöglich ist, Rückschlüsse auf den Befragten zu ziehen. Die Informationen werden anonym gesammelt und gemäß Verfahrensgrundsätzen aggregiert.
Es darf bei Umfragen nicht möglich sein, aus den Fragen Schlussfolgerungen über Personen zu ziehen. Dieser Aspekt ist bei Zusatzfragen noch wichtiger. Diese sind hauptsächlich aus der Marktforschung bekannt, um genauere Aussagen über einzelne Zielgruppen zu erfassen. In Unternehmen können diese zusätzlichen Fragen unter bestimmten Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn das Netzwerk zu fein ist. Daher sollten zusätzliche Themen wie Alter, Bildung, Geschlecht usw. nach Möglichkeit vermieden werden. Es sollte auch nur das angefordert werden, was in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Studie steht.
In Bezug auf die Methode sind Online-Umfragen heute üblich. Eine Aufhebung der Anonymität bei der Auswertung von E-Mail oder IP-Adresse muss technisch ausgeschlossen sein.
Freiwillige Mitarbeiterbefragungen
Das Prinzip der Freiwilligkeit bedeutet: Mitarbeiter werden zur Umfrage eingeladen, müssen aber nicht teilnehmen. Aufgrund des freiwilligen Charakters der Teilnahme muss die Umfrage anonym sein, ebenso wie die Fragen selbst. Um eine doppelte Abstimmung einer Person zu vermeiden, ist es sicherlich möglich, einen Link in einer Online-Umfrage zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt sollte dies jedoch nicht dazu führen, dass überprüft wird, wer bereits an der Studie teilgenommen hat.
Muss der Betriebsrat informiert werden?
Jede Umfrage wird auch im Eigeninteresse der Belegschaft durchgeführt. So hat der Betriebsrat das Recht, sich an verschiedenen Themen zu beteiligen. Der Themenkatalog, in dem der Betriebsrat ein Mitentscheidungsrecht hat, ist im Arbeitsrecht beschrieben.
Die allgemeine Befragung von Mitarbeitern erfordert jedoch noch keine obligatorische Mitentscheidung. Wichtige Beispiele können eine Umfrage zu Gehaltsfragen oder zur Ermittlung von Ungleichheiten zwischen den Geschlechtern sein. Insbesondere, wenn diese Probleme einen starken Einfluss auf die Privatsphäre oder die Interessen von Mitarbeitern haben, verdienen sie es, geschützt zu werden.
Letztendlich geht es bei Mitarbeiterumfragen um Vertrauen und Respekt. Wenn der Betriebsrat und die Unternehmensleitung den Fragenkatalog unterstützen, erhöht dies die Akzeptanz der Umfrage bei den Mitarbeitern erheblich.
Transparenz
Was ist, wenn Zweifel bestehen, insbesondere an der Anonymität der Befragung? Die Mitarbeiter werden sicherlich teilnehmen – aber sie geben keine ehrlichen Antworten, weil sie persönliche Unannehmlichkeiten befürchten. Eine Mitarbeiterumfrage ist nur dann sinnvoll, wenn Fakten vorliegen. Wichtig im Bereich „Transparenz“ ist auch der Betriebsrat. Dieser hat das Recht, rechtzeitig und umfassend über diese Projekte informiert zu werden.
Nur wenn Unternehmen die Regeln der Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz einhalten, können Mitarbeiterbefragungen zu aussagekräftigen Ergebnissen führen.
Welche Fragen dürfen in einer Mitarbeiterbefragung nicht gestellt werden?
Das Recht, Fragen zu stellen, stößt schnell an seine Grenzen. Grundsätzlich können Unternehmen Fragen stellen, an denen sie ein berechtigtes Interesse haben. Dies hängt vom Einzelfall ab. Es gibt jedoch grundsätzlich unzulässige Fragen, welche sogar zu Schadensersatzansprüchen führen können.
Unzulässige Fragen gibt es zum Beispiel rund um diese Themenkomplexe:
-Privatleben
-Heiratswunsch
-Kinderwunsch
-Gesundheitszustand
-Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft
-Mitgliedschaft in einer Partei
-Religionszugehörigkeit
-Schwangerschaft
-ethnische Zugehörigkeit
-finanzielle Situation und Schulden
-Strafregister
Welche Fragen sollten in der Mitarbeiterbefragung nicht fehlen?
Die richtigen Fragen können den Rahmen für Mitarbeiterumfragen so gestalten, dass das wichtigste Ziel erreicht werden kann: die Leistung der Mitarbeiter zu steigern. Mögliche Fragestellungen wären zum Beispiel:
Verstehen Sie die strategischen Ziele des gesamten Unternehmens?
Wissen, wie Sie dem Unternehmen helfen können, diese Ziele zu erreichen?
Sehen Sie einen klaren Zusammenhang zwischen Ihren täglichen Aktivitäten und den Geschäftszielen?
Sind Sie stolz, Teil des Teams zu sein?
Inspiriert Sie Ihr Team, immer das Beste zu geben?
Hilft Ihnen Ihr Team bei Ihrer Arbeit?
Haben Sie genügend Informationen, um die richtigen Entscheidungen in Ihrem Job zu treffen?
Haben Sie ein gutes Verständnis für die informellen Strukturen und Prozesse des Unternehmens?
Wissen Sie, an wen Sie sich wenden werden, wenn Sie von etwas Ungewöhnlichem in Ihrer Arbeit überrascht werden?
Diese Beispielfragen dienen als Richtlinie und können im Fragebogen verwendet werden. Sie können auch die Standardbefragung des DIQP Deutsches Institut für Qualitätsstandards und -prüfung e.V. im Rahmen eienr Zertifizierung verwenden.
Was muss bei einer Mitarbeiterbefragung beachtet werden?
Werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und verwendet, muss dies nach dem Datenschutzgesetz zulässig sein. Anonymität, Entscheidungsfreiheit und Transparenz sind hier die Schlüsselwörter.
Lösung 1: Anonyme Umfragen
Anonymität bedeutet, dass es aufgrund des verwendeten Verfahrens absolut unmöglich ist, Rückschlüsse auf den Befragten zu ziehen. Die Informationen werden anonym gesammelt und gemäß Verfahrensgrundsätzen aggregiert.
Es darf bei Umfragen nicht möglich sein, aus den Fragen Schlussfolgerungen über Personen zu ziehen. Dieser Aspekt ist bei Zusatzfragen noch wichtiger. Diese sind hauptsächlich aus der Marktforschung bekannt, um genauere Aussagen über einzelne Zielgruppen zu erfassen. In Unternehmen können diese zusätzlichen Fragen unter bestimmten Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn das Netzwerk zu fein ist. Daher sollten zusätzliche Themen wie Alter, Bildung, Geschlecht usw. nach Möglichkeit vermieden werden. Es sollte auch nur das angefordert werden, was in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Studie steht.
In Bezug auf die Methode sind Online-Umfragen heute üblich. Eine Aufhebung der Anonymität bei der Auswertung von E-Mail oder IP-Adresse muss technisch ausgeschlossen sein.
Lösung 2: Freiwillige Umfragen
Das Prinzip der Freiwilligkeit bedeutet: Mitarbeiter werden zur Umfrage eingeladen, müssen aber nicht teilnehmen. Aufgrund des freiwilligen Charakters der Teilnahme muss die Umfrage anonym sein, ebenso wie die Fragen selbst. Um eine doppelte Abstimmung einer Person zu vermeiden, ist es sicherlich möglich, einen Link in einer Online-Umfrage zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt sollte dies jedoch nicht dazu führen, dass überprüft wird, wer bereits an der Studie teilgenommen hat.
Lösung 3: Transparenz
Was ist, wenn Zweifel bestehen, insbesondere an der Anonymität der Befragung? Die Mitarbeiter werden sicherlich teilnehmen – aber sie geben keine ehrlichen Antworten, weil sie persönliche Unannehmlichkeiten befürchten. Eine Mitarbeiterumfrage ist nur dann sinnvoll, wenn Fakten vorliegen. Wichtig im Bereich „Transparenz“ ist auch der Betriebsrat. Dieser hat das Recht, rechtzeitig und umfassend über diese Projekte informiert zu werden.
Nur wenn Unternehmen die Regeln der Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz einhalten, können Mitarbeiterbefragungen zu aussagekräftigen Ergebnissen führen.
Mitarbeiterbefragung: Wann muss der Betriebsrat informiert werden?
Jede Umfrage wird auch im Eigeninteresse der Belegschaft durchgeführt. So hat der Betriebsrat das Recht, sich an verschiedenen Themen zu beteiligen. Der Themenkatalog, in dem der Betriebsrat ein Mitentscheidungsrecht hat, ist im Arbeitsrecht beschrieben.
Die allgemeine Befragung von Mitarbeitern erfordert jedoch noch keine obligatorische Mitentscheidung. Wichtige Beispiele können eine Umfrage zu Gehaltsfragen oder zur Ermittlung von Ungleichheiten zwischen den Geschlechtern sein. Insbesondere, wenn diese Probleme einen starken Einfluss auf die Privatsphäre oder die Interessen von Mitarbeitern haben, verdienen sie es, geschützt zu werden.
Letztendlich geht es bei Mitarbeiterumfragen um Vertrauen und Respekt. Wenn der Betriebsrat und die Unternehmensleitung den Fragenkatalog unterstützen, erhöht dies die Akzeptanz der Umfrage bei den Mitarbeitern erheblich.
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